Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos

Convenção de Haia

A Presidência da República publicou no Diário Oficial da União, em 29 de janeiro de 2016, o decreto nº 8.660/2016, promulgando a Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, firmada em Haia, em 5 de outubro de 1961 (“Convenção”).

Este decreto passará a vigorar em 14 de agosto de 2016, simplificando o trâmite internacional de documentos entre o Brasil e os demais 111 países que já aplicam a Convenção. A adesão do Brasil à Convenção da Apostila garantirá significativa redução do tempo de processamento e dos custos para cidadãos e empresas, e tornará mais simples a utilização de documentos brasileiros no exterior e de documentos estrangeiros no Brasil, tais como certificados, procurações, certidões notariais, entre outros. Tais apostilas serão aceitas em todo o território nacional a partir de tal data, em substituição à legalização diplomática ou consular, inclusive com relação àqueles documentos emitidos em data anterior à vigência da referida Convenção no Brasil.

Os documentos que se enquadram neste novo decreto são (a) Documentos provenientes de uma autoridade ou de um agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive os documentos provenientes do Ministério Público, de escrivão judiciário ou de oficial de justiça; (b) Documentos administrativos; (c) Atos notariais; e (d) Declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registro de um documento ou a sua existência em determinada data, e reconhecimentos de assinatura.

Entretanto, a Convenção não se aplica aos documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares; ou aos documentos administrativos diretamente relacionados a operações comerciais ou aduaneiras.

A legalização, cuja exigência deixará de existir para os fins a que propõe a convenção, é a formalidade pela qual os agentes diplomáticos / consulares do país no qual o documento deve produzir efeitos atestam a autenticidade da assinatura, função ou cargo exercidos pelo signatário e, quando aplicável, a autenticidade de seu selo ou carimbo.

Em regra, procedimentos de legalização tendem a ser lentos, complicados e caros em razão do número de autoridades e o excesso de burocracia envolvidas. Com a promulgação e a adoção do sistema previsto na Convenção, denominado apostille (apostila), a circulação de documentos públicos e privados, certificados por notários públicos, entre países contratantes da Convenção será simplificada.

A não ser em situações nas quais os dois ou mais Estados contratantes já possuam regulamentos ou costumes que simplifiquem ou dispensem a legalização (por exemplo, nos casos dos tratados entre Brasil-Argentina e Brasil-França), o texto da convenção prevê que a única formalidade que poderá ser exigida para atestar a autenticidade dos documentos consistirá na aposição da apostille (apostila) a ser emitida pela autoridade competente do Estado originário do documento após a notarização.

A apostila será emitida a requerimento de quem portar o documento original. Este serviço será prestado, no Brasil, por todos os Cartórios localizados nas capitais do país. Fora das capitais, o cartório deverá fazer um pedido específico para à Corregedoria Nacional de Justiça.

Devidamente preenchida, a apostila atestará a veracidade da assinatura, a qualidade em que agiu o signatário do ato e, sendo o caso, a autenticidade do selo ou do carimbo que constam do ato. A assinatura, o selo ou carimbo que figurarem sobre a apostila são dispensados de qualquer reconhecimento.

Estima-se que este procedimento de apostila será feito em menos de dez minutos, através da implantação do Sistema Eletrônico de Informação e Apostilamento (SEI Apostila). O documento receberá um QR Code por meio do qual será possível ter acesso ao documento original aceito em quaisquer dos países signatários da Convenção. Este é um ponto importante que difere da legalização por meio da consularização, uma vez que o documento era aceito apenas no país cujo Consulado que o legalizou deveria fazer efeito.

A adesão à Convenção da Apostila de Haia será um grande passo para desburocratização, facilitando procedimentos de validação de documentos para concorrências públicas, bem como a participação de empresas brasileiras no exterior. Hoje qualquer empresa estrangeira que queira participar de uma licitação no Brasil tem de ir ao notário local, em seguida à chancelaria e posteriormente ao consulado.

Com a adesão do Brasil, será também dispensada a legalização de documentos públicos provenientes dos países signatários à Convenção, isto é, não será mais necessário submetê-los ao processo de notarização e consularização no exterior, a fim de torna-los válidos no Brasil.

A apostila proveniente do exterior é transcrita nos idiomas inglês, francês e espanhol. Segundo as informações recebidas dos cartórios brasileiros até o momento, não é necessário realizar a tradução juramentada ou certificação de consistência dos três idiomas, bastando a tradução de um dos idiomas sem qualquer referência às demais línguas.

Débora Cabral
Nazir Takieddine